Organisation eines „Bundesligistenturniers“

[bild1]Je größer das Turnier, desto größer der organisatorische Aufwand. Im Folgenden erläutern wir anhand eines Praxisbeispiels, wie sich ein Turnier unter Beteiligung von Nachwuchsteams der Bundesligisten organisieren lässt. Die Jugendabteilung des FC Hennef 05 veranstaltete am 6. April 2013 schon zum zweiten Mal den „Internationalen 01er-Cup“, dieses Jahr in der U12 Altersklasse. Dazu entsendeten viele bekannte Vereine aus dem In- und Ausland ihre Nachwuchsmannschaften ins Rheinland. Unter den 25 teilnehmenden Teams, fanden sich so klangvolle Namen wie Dynamo Kiew, Rapid Wien, Hamburger SV oder FC Schalke 04.

Zur Finanzierung eines solch großen „Events“ benötigt man die Unterstützung von Sponsoren. Mannschaften mit weiter Anreise erhalten Zuschüsse zu ihren Anfahrtskosten. Zudem fallen Übernachtungskosten an. Hinzu kommen Kosten, die es bei jedem Turnier gibt, etwa für Schiedsrichter oder den Einkauf von Lebensmitteln und Getränken. Deshalb wurde bereits ein knappes Jahr vor dem Turnier bei den ersten Sponsoren „vorgefühlt“.

Dafür wurden sowohl Kontakte des Vereins, als auch persönliche Kontakte (z.B. Eltern der teilnehmenden Spieler) genutzt. Als Anreiz wurde interessierten Sponsoren Werbeflächen am Veranstaltungsort und auf der Homepage oder Lautsprecherdurchsagen angeboten. Die Akquise der Sponsoren erfolgte parallel zum allmählichen Heranwachsen des Teilnehmerfeldes.

Einladungen so früh wie möglich versenden

In der Sommerpause findet in den Nachwuchsleitungszentren der Bundesligisten häufig bereits die Terminplanung der kompletten Saison statt. Da Vereine wie der Hamburger SV und der VfB Stuttgart zahlreiche Turnierangebote für ihre Jugendmannschaften erhalten, muss die eigene Einladung so früh wie möglich verschickt werden. Deswegen begann die Kontaktaufnahme bereits zehn Monate vor dem Turnier.

Das Einladen der Mannschaften stellt den zentralen Vorgang eines jeden ambitionierten Turniers dar: Die potenziellen Teilnehmer sind sowohl unter sportlichen Gesichtspunkten als auch unter organisatorischen Kriterien höchste Standards gewohnt. In der Einladung müssen diese Vereine von der Garantie dieser Standards überzeugt werden. Dafür eignen sich Verweise auf bereits in der Vergangenheit veranstaltete Turniere, am besten anhand von Bildern und einem Pressespiegel.

Die Reihenfolge der zu versendenden Einladungen ist ebenfalls von großer Bedeutung. So wurden beim „01er-Cup des FC Hennef 05“ zuerst Bayer 04 Leverkusen und Alemannia Aachen eingeladen, zwei Vereine mit bekannten Namen, deren Zusagen aufgrund regional guter Kontakte recht wahrscheinlich waren. In den danach verschickten Einladungen konnte nun mit Leverkusen und Aachen geworben werden, was für Vereine wie den Hamburger SV oder VfB Stuttgart die Garantie eines ansprechenden sportlichen Niveaus darstellte und wiederum deren Zusagen wahrscheinlicher machte.

Auch Absagen können helfen

Die E-Mail Adressen der Nachwuchsleistungszentren lassen sich in den meisten Fällen im Internet recherchieren. Lag innerhalb von drei Wochen keine Antwort vor wurde zum Telefonhörer gegriffen. Auch Absagen können übrigens helfen: So hat man wenigstens für das nächste Mal den richtigen Ansprechpartner.

Ausländische Mannschaften müssen nach Möglichkeit immer in der Landessprache angeschrieben werden.  In einem mittelgroßen Fußballverein wie dem FC Hennef 05 lassen sich glücklicherweise immer Mitglieder finden, die italienisch, türkisch, russisch oder portugiesisch sprechen. Über einen russischen Muttersprachler gelang es, eine Kontaktaufnahme zu Lokomotive Moskau und Dynamo Kiew herzustellen, wobei Kiew für das Turnier schließlich gewonnen werden konnte.

Der kostenintensivste Punkt stellte die Unterbringung der Mannschaften dar, die über mehrere Nächte bleiben. Für die meisten Teams geht eine Unterbringung der Jugendspieler in Gastfamilien in Ordnung. Nur für die Trainer fallen somit Hotelkosten an. Die Unterbringung der Spieler erfolgte zu zweit in einer Familie eines am Turnier teilnehmenden Teams aus der Region. So nahm Bayer 04 Leverkusen zum Beispiel die Spieler des VfB Stuttgart auf. In Ausnahmefällen wurde auf benachbarte Vereine aus der Umgebung zurückgegriffen, auch wenn diese nicht am Turnier teilnahmen. Als Anreiz konnten diese Mannschaften am Vorabend des Turniers ein Freundschaftsspiel gegen ihre Gäste austragen.

Turnier offiziell anmelden!

[bild2]Vier Wochen vor dem Turnier wurden die Turnierunterlagen verschickt: Der Spielplan, die Turnierordnung, eine Anfahrtsskizze sowie weitere Informationen zum Turnierablauf und zur Unterbringung der Gastmannschaften. Für die Teams aus dem Ausland wurden die Informationen auf englisch oder in die jeweilige Landessprache übersetzt. Zudem müssen Schiedsrichter bestellt werden und das Turnier beim Kreisjugendausschuss und dem DFB (weil Mannschaften aus dem Ausland teilnehmen) angemeldet werden. Hierfür reicht für gewöhnlich eine kurze,  formlose E-Mail.

Bei 25 teilnehmenden Mannschaften und rund 1000 erwarteten Besuchern ist es unumgänglich, die am Turniertag und unmittelbar vorher anfallende Arbeit auf mehrere Schultern zu verteilen. Wer übernimmt die Turnierleitung, wer die Fahrten (Hin- und Rücktransfer zum Bahnhof/Flughafen), wer organisiert den Verkauf und erstellt einen Arbeitsplan? Wer übernimmt die Betreuung von Ehrengästen, wie zum Beispiel dem Bürgermeister oder Sponsorenvertretern? Hierfür wurde ein Einsatzplan erstellt und an alle Helfer versendet.

Am Turniertag waren so insgesamt fast 50 Organisatoren und Helfer im Einsatz. Als besonders zuvorkommend wurde die enge persönliche Betreuung der fremdsprachigen Teams empfunden. Dynamo Kiew, FK Teplice aus Tschechien und Bröndby IF aus Dänemark bekamen Betreuer an die Seite gestellt, die die jeweilige Sprache konnten und sich um sämtliche Bedürfnisse und Anliegen kümmerten.

Print-, Radio- und Fernsehmedien unterrichten

Häufig vergessen, wird die Öffentlichkeitsarbeit. Dabei stellt gerade die öffentliche Aufmerksamkeit neben dem finanziellen Erfolg den Mehrwert eines solch prominent besetzten Turniers dar. Es muss sich also jemand um die Pressearbeit kümmern. Dafür wurde drei Wochen im Voraus eine Pressemeldung an regionale Print-, Radio- und Fernsehmedien verschickt, verbunden mit der Bitte um eine Vorberichterstattung und Ankündigung des Turniers.

In der Nachbereitungsphase wurde sich dann um eine „Vermarktung“ des Turniers gekümmert. Erneut wurde eine kurze Pressemitteilung verschickt und auf den eigenen Kanälen (Homepage, Facebook) über den erfolgreichen Turnierverlauf berichtet. Auf der Homepage des FC Hennef 05 wurde ein Pressespiegel eingerichtet. Der kann wiederum gut als Referenz für das nächstjährige Turnier herhalten. Die Planungen dafür beginnen nach einigen Wochen schon wieder: Nach dem Turnier ist vor dem Turnier.

Der erste Vereinsvorsitzende, Hajo Noppeney, unterstreicht den Erfolg eines solchen Großereignisses: „So ein Turnier ist eine super Sache für unseren Verein und eine tolle Werbung für unsere Jugendabteilung. Der finanzielle Erfolg und die öffentliche Aufmerksamkeit kommen unserem Verein natürlich unmittelbar zugute. Hinzu bieten wir unseren eigenen Kindern damit Jahr für Jahr eine tolle Gelegenheit, sich auf höchstem Wettkampfniveau zu messen.“

Informationen zum Internationalen 01er-Cup des FC Hennef 05 finden sich unter www.fchennef2001er.de